Rekisteriseloste

YLEISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

ASG -Advanced Solutions Oy (myöh. ASG) toimittaa yrityksille ja muille vastaaville organisaatioille ict -teknologiaan liittyviä konsultaatiopalveluita, järjestelmiä pilvipalveluna tai asennettuina ratkaisuina sekä näihin liittyviä asennus-, huolto- ja tukipalveluita.

ASG:n toiminnassa käsitellään vain yritysten ja yhteisöjen yrityshenkilöiden tietoja.

Henkilötietoja käsitellään kolmea päätarkoitusta varten:

1. Nykyisten asiakkaiden asiakassuhteen hoitoon sekä potentiaalisten asiakkaiden asiallisen yhteyden hoitoon ja markkinointiviestintään näille tahoille.

2. ASG:lle päämiehiltä, yhteistyökumppaneilta ja nykyisiltä sekä potentiaalisilta asiakkailta tulleiden toimeksiantojen toteutukseen.

3. Asiakkaiden ASG:n toimittaman palvelun käytön raportointiin ja palvelun käyttöön perustuvaan laskutukseen.
 

ASIAKASREKISTERIN SELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

ASG -Advanced Solutions Oy
Teknobulevardi 3-5
01530 Vantaa

y-tunnus 2192407-7

2. REKISTERINPITÄJÄN EDUSTAJA

Olli Sulander, toimitusjohtaja
Puh. 020 74 66 010
olli.sulander@asg.fi

3. REKISTERIN NIMI

ASG -Advanced Solutions Oy:n asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhde tai muu asiallinen yhteys sekä suostumus tai toimeksianto.

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan tilaamien tai sopimukseen perustuvien palveluiden ja/tai tuotteiden toimittaminen sekä yrityksen hyödykkeiden markkinointi ja viestintä eri kanavissa ja hyödykkeisiin liittyvä laskutus.

ASG käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa ASG:n lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Perustiedot:

-        henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarvittavat yhteystiedot, asiantuntijuustiedot sekä markkinoinnin lupa- ja kieltotiedot

-        rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus

-        palvelun käyttöä ja asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tilaus-, hyväksymis-, käyttö-, peruutus-, laskutus- ja maksutiedot ja yhteydenotot

Henkilötietojen yhteydessä käsitellään myös henkilön työnantajansa yhteystietoja.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Yrityshenkilötietoja saadaan

-        nykyiseltä tai potentiaaliselta asiakkaalta itseltään tapaamisissa ja/tai puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla

-        palvelu-, asiointi- ja muista tapahtumista

-        yritysten tai yrityshenkilöiden julkistamista omista henkilötietolähteistä

-        tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää b to b käyttöön suunnatuista markkinointirekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

7. TIETOJEN SÄILYTYS

Säilytämme yrityshenkilöiden tietoja asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden keston ajan.

Asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen passivoimme sovitut henkilötiedot ja niihin liittyvät toimeksiantodokumentit määräajaksi niin, että ne ovat saavutettavissa ainoastaan rekisterimme vastuuhenkilön käyttöoikeuksilla.

Aktiivisiksi jätettyjen henkilötietoihin liittyvillä käyttöoikeuksilla voi yrityshenkilö hyödyntää asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden aikana yhteiskäytössä ollutta toimeksiantojärjestelmää ja sen sisältämiä dokumentteja, keskeneräisten tai muuten aktiivisiksi sovittujen toimeksiantojen ja projektien loppuun saattamiseksi sekä henkilötietojaan.

Poistamme kaikki yrityshenkilötiedot tai vaihtoehtoisesti siirrämme ne markkinointirekisteriin, jos henkilö on sallinut markkinointiviestinnän itselleen, viimeistään vuoden kuluttua viimeisen toimeksiannon tai projektin päättymisestä.

Markkinointikiellon yhteydessä säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.
 

8. TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Emme luovuta yrityshenkilöiden tietoja kolmansille tahoille.

Rekisteristä voidaan edellä kuvatun asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden loputtua siirtää tietoja ASG:n markkinointirekisteriin henkilölain sallimissa rajoissa.
 

9. REKISTERIN SUOJAUS

ASG:n yrityshenkilöiden rekisteriä pääsevät käyttämään ainoastaan ASG:n ne henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu.

Rekisterit ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat ASG:n palveluntarjoajan virtuaalipalvelussa, jossa ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.
 

10. TARKASTUS- JA KIELTO-OIKEUS

ASG:n toimeksianto -järjestelmänkäyttäjät tallentavat ja päivittävät itse omia yrityshenkilötietojaan omilla, vain heidän tiedossaan olevilla, käyttäjätunnuksilla. Ne henkilöt, joille ei ole aktivoitu käyttäjätunnuksia toimeksiantojärjestelmään, voivat tarkistaa yrityshenkilötietonsa alla kuvatun mukaisesti.

Rekisteröidyllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja yrityshenkilörekisteriin on talletettu.

Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisterinpitäjän edustajalle.

Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa edellä mainitussa osoitteessa.

Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.